Da Kasper Kolding, CFO i Aera, blev ansat i efteråret 2023, fik han ansvaret for både finans, IT, operations og dele af HR, og det gik hurtigt op for ham, at der var mange forskellige systemer på tværs af virksomheden, der ikke talte sammen. Det gav både meget spildtid men også en stor risiko for fejl.
”Jeg kunne se, vi havde brug for et system i midten af det hele, for at sikre at vi har de samme projekter og data på kryds og tværs,” fortæller Kasper, der satte ITCI One Systems på sagen med at få skabt en stor masterdatabase og et dashboard til at samle og styre data på tværs af systemerne.
”Det vigtigste var at få systemerne til at tale sammen, og vi har arbejdet meget med integrationer. Når vi opretter et projekt, gør vi det i dashboardet, som så opretter projektet i alle de forskellige systemer.”
Samme logik gør sig gældende i håndteringen af fakturaer.
”Vi har arbejdet på et system, der specifikt skulle håndtere fakturaer. Når en faktura kommer ind, skal den ikke bare i E-conomic den skal også på TimeLog og på sagen, men i dag lægger vi det bare i dashboardet, og så bliver det skudt ud derfra til de relevante systemer.”
Integration og fælles løsninger på halvanden måned
Aeras primære område er at rådgive inden for IP-rettigheder. Det startede som et selvstændigt danskejet firma med bare de fire stiftere på kontoret i 2018, men allerede i 2024 blev de opkøbt af internationale Rouse. Man arbejdede på at lave en skandinavisk organisation, og to svenske søsterselskaber skulle integreres. Men svenskerne brugte et andet IT-system, og det skulle løses, så Aera kunne håndtere processer for de tre forskellige selskaber via dashboardet. Og det skulle gå hurtigt.
”Da vi skulle integrere med de svenske søsterselskaber, havde vi en meget kort tidshorisont. Der var meget, der skulle laves på meget kort tid. ITCI har altid taget et step op og prioriteret, når det var nødvendigt, så vi kunne komme i mål.”
Fra ITCI startede, var der halvanden måned til, at systemet skulle stå klar, så alle ansatte kunne tidsregistrere i samme system, alle gamle projekter var samlet, og alle nye projekter ville blive oprettet i det nye system.
”Det havde været rart med mere tid, men det var vigtigt at få det på plads for at skabe sammenhæng og synergi på tværs af selskaberne. Og så ville det passe med, at vi kunne være på plads til starten af et nyt regnskabsår, og vi undgik at komme ind i sommerferien, hvor alt trækker ud og bliver rykket.”
Intelligent mailhåndtering
Ud over det store arbejde med at få systemerne til at tale sammen, hjalp ITCI også Aera med at udvikle og implementere en række andre systemer, blandt andet et mailhåndteringsssystem.
Når en mail kommer ind, tjekker systemet, om det kan genkende projektnummeret, flytter mailen til den rigtige person i Outlook, og sørger for, at den bliver gemt på den rigtige sag. Systemet foreslår selv en række handlinger, som blot skal godkendes med et klik.
”Vi modtager ca. 5.000 mails om måneden. Tidligere sad vores medarbejdere og håndterede alt manuelt, og sidenhen fik vi en simpel robot, der kunne flytte nogle mails rundt automatisk. Men mails og vedhæftninger skulle stadig hentes ned, navngives og gemmes manuelt. Robotten var dyr, lavede flere fejl og var svær at opdatere. Den løsning, vi har fået fra ITCI, er intelligent, effektiv og tidsbesparende, og dermed giver den også en reel besparelse hver måned i kroner og øre.”
”Der er ingen tvivl om, at hvis vi ikke havde lavet både mailhåndteringssystemet og de andre systemer og integrationer, skulle vi have ansat flere folk, og der havde også været flere fejl. Mit bedste estimat er, at mailhåndteringssystemet alene har sparet os for at ansætte et ekstra årsværk.”
En pragmatisk tilgang
Kasper har ikke bare været glad for de løsninger, Aera har fået, men også for samarbejdet og ITCI’s måde at arbejde på.
”Det er vigtigt for mig, at der er en pragmatisk tilgang. Når jeg kommer med en ændring, kan vi tale om det. Når jeg forklarer, hvad problemet er, er de altid hurtige til at forstå det og finde en løsning. Jeg kommer med en hurtig ide, et mockup eller tegner et workflow, og så laver vi de første tests hurtigt og laver iterationer derfra. Jeg tror meget mere på den måde at arbejde på, end at på at skulle lave et 200 siders kravspec, før nogen overhovedet begynder at kode.”
”Jeg har oplevet med andre firmaer, at når tingene ændrer sig, får man at vide, at nu er det et 50 procent scope increase, og så ved man godt, at det bliver dyrt og besværligt. Med ITCI er det iterativt hele tiden.”
I den nære fremtid er det især dataudtræk og -analyse, der kommer til at få høj prioritet.
”Vi vil gerne gøre endnu mere ud af rapportering og analyse. Første skridt på vejen er det, vi allerede har taget med at få udviklet og opgraderet vores systemer. Nu skal vi til at bruge det data vi har i endnu højere grad,” afslutter Kasper.
