ITCI Smart Mail – intelligent mailhåndtering
Et gennemtestet og sikkert system der ikke bare sorterer dine mails, men også navngiver, kategoriserer og journaliserer både mails og vedhæftninger automatisk. Alt bliver logget og dokumenteret, og du har fuld kontrol.
Derfor skal du vælge ITCI Smart Mail
AI-drevet analyse og integrationer til jeres andre systemer skaber orden i mailkaos.
Log og dokumentation
Du ved præcis, hvor dine mails og vedhæftninger er.
Alt bliver logget, så du altid kan dokumentere, hvad og hvornår der er sket noget i systemet.
Fuld kontrol
Du har fuld kontrol og kan godkende handlinger med et enkelt tryk på en knap.
ITCI Smart Mail gør alt det hårde arbejde, mens du har fuld kontrol og kan godkende handlinger med et enkelt tryk på en knap. Systemet arbejder, du godkender.
Integration til eksisterende systemer
Vi integrerer til de systemer, du allerede har i dag.
Vi integrerer til de systemer, du allerede har i dag, så du får det maksimale ud af ITCI Smart Mail.
En sikker løsning
Hold dine data i en lukket løsning.
Med ITCI Smart Mail holder du dine data i en lukket løsning, og du undgår at bruge tjenester som Google, Microsoft eller webservices, du ikke stoler på.
Meget mere end en robot
Hvor en simpel robot blot flytter filer, er ITCI Smart Mail en intelligent arkitekt. Den arbejder efter jeres standarder, navngiver korrekt og foreslår handlinger, du kan godkende med et enkelt klik.
API-integration
Forbinder til jeres eksisterende systemer via API'er.
AI-drevet analyse og forslag
Intelligent analyse der forstår kontekst og foreslår de mest relevante handlinger.
Standardiseret navngivning
Gemmer mails og vedhæftninger efter jeres standarder og arkivstruktur.
Fuld log & sikkerhed
Alle handlinger logges og dokumenteres, hvilket sikrer fuld gennemsigtighed.
Sagsjournalisering
Identificerer automatisk kunden eller projektet og journaliserer direkte på de korrekte sager.
Hurtigt overblik
Genererer resuméer af mailindhold og fremhæver vigtige deadlines og kritiske informationer.
Tekniske specifikationer
ITCI Smart Mail hjælper med at skabe struktur, effektivitet og kontrol
Mailhåndtering
- Håndterer både ind- og udgående mails
- Scanner indhold og udpakker vedhæftninger
- Matcher mod sags- eller kundedatabase
Integrationer
- Sagsstyringssystemer & CRM
- Sharepoint, Dropbox, fællesdrev
- To-vejs dataudveksling via API
AI & intelligens
- Open source modeller (hosting i EU)
- Resumé af mailindhold & deadlines
- Log, der ikke kan slettes og ændres.
Har du disse udfordringer?
Manuel mailhåndtering kræver ressourcer og øger risikoen for fejl.
Forsvundne mails
Vigtige mails bliver ikke håndteret eller forsvinder i overfyldte indbakker.
Missede deadlines
Oversete betalingsfrister og deadlines på grund af manglende overblik.
Med AI-analyse får du et resumé af mailen, vigtige deadlines og betalingsfrister fremhæves, og der kan oprettes "to do's" i dit sagssystem.
Stort tidsforbrug
Dyre specialister bruger tid på arkivering i stedet for værdiskabende arbejde.
Når du sparer tid på mailhåndtering, bliver der frigivet tid og ressourcer til andre vigtige opgaver i virksomheden. Vi har gjort værdien målbar.
Fejl i journalisering
Mails og vedhæftninger bliver lagt på forkerte sager eller forsvinder.
Med ITCI Smart Mail får du skabt strukturer, der hjælper med at minimere fejl, der kan ende med at blive dyre. Alle mails bliver håndteret og gemt korrekt.
Fuld kontrol over data
Med ITCI Smart Mail holder du dine data i en lukket løsning. Du behøver ikke at bruge tjenester som Google eller Microsoft.
Lukket system
I ejer jeres data. Der er ingen datadeling med tredjeparter uden jeres tilladelse.
Hosted i EU
Mulighed for hosting i europæiske datacentre, fuldt kompatibelt med GDPR.
Log og dokumentation
Alt dokumenteres i en log, der ikke kan ændres – perfekt til revision og rådgiveransvar.
Alle funktioner
En dybdegående gennemgang af hvordan ITCI Smart Mail optimerer jeres arbejdsgange.
Mailhåndtering
- •Håndterer både ind- og udgående mails
- •Læser mails fra mailkonti (Outlook, Gmail m.fl.)
- •Pakker mailen ud og scanner indholdet
- •Identificerer ansvarlige (op til tre personer)
- •Matcher mod sags- eller kundedatabase
- •Flyt mail mellem foldere
- •Gem hele mailen i dokumenthåndteringssystem
- •Omdøb mails automatisk
- •Gem vedhæftninger som separate dokumenter
- •Overblik pr. ansvarlig
- •Overvågning af flere mailbokse
- •Dokumenteret kobling til projekt/kunde
Integrationer
- •Sagsstyring, CRM, kundesystem, tidregistrering
- •Dokumenthåndtering (Sharepoint, Dropbox, fællesdrev)
- •Tovejssynkronisering af data
Regler og handlinger
- •Brugerdefinerede regler og automatiske handlinger
- •Tilføj ekstra tekst ved flytning
- •Kategorisering koblet til handlinger
- •"Hvis-så" logik
AI
- •Valgfri AI-udbyder
- •Open source model (hosting i EU)
- •AI-behandling baseret på workflows
- •AI-analyse (resumé, deadlines, to-do's)
- •Foreslået tidsregistrering
- •Brug af data i eksterne systemer
Dokumentation & Log
- •Fuld audit trail understøtter rådgiveransvar
- •Log over alle handlinger og placeringer
- •Kan ikke slettes eller ændres
- •Standard-tidsregistrering pr. handling