Komplekse systemlandskaber – når mange systemer skal fungere som én forretning
De fleste virksomheder beslutter ikke fra den ene dag til den anden, at de vil have et komplekst systemlandskab. Det opstår over tid.
Virksomheden vokser. Der kommer nye medarbejdere, kunder og forretningsområder. Et nyt økonomisystem bliver implementeret. CRM kommer til. Et branchesystem løser et bestemt behov. En afdeling køber et andet værktøj. Excel udfylder hullerne mellem dem.
Hvert valg kan have været det rigtige. Men på et tidspunkt kan resultatet være, at ingen længere har det fulde overblik over, hvordan systemer, data og arbejdsgange hænger sammen.
Mange systemer er ikke nødvendigvis problemet
Det er fristende at tænke, at løsningen er at reducere antallet af systemer. Det er ikke altid tilfældet.
ERP, CRM, økonomi, tidsregistrering, projektstyring, dokumenthåndtering og branchespecifikke systemer løser forskellige opgaver. Et specialiseret system kan være rigtig godt til præcis det, det er bygget til.
Problemerne opstår typisk mellem systemerne.
Når medarbejdere skal flytte data manuelt. Når samme kunde findes med forskellige oplysninger flere steder. Når Excel bliver bindeled mellem systemerne. Når ledelsen ikke kan få et samlet billede af forretningen. Eller når en lille ændring i én arbejdsgang påvirker fem andre systemer.
Målet er derfor ikke nødvendigvis at have færrest mulige systemer.
Målet er at have et systemlandskab, virksomheden har kontrol over.
Hvor starter man, hvis man ikke har overblikket?
Man behøver ikke kende løsningen på forhånd. Faktisk vil vi helst se problemet, før nogen beslutter, hvad løsningen skal være.
Derfor kan et samarbejde med ITCI starte meget enkelt:
Lad os tage en times tid med en af jeres superbrugere og se, hvordan systemerne bliver brugt.
Vi følger arbejdsgangene og ser blandt andet på:
- hvor data bliver oprettet
- hvilke systemer der bruger dem
- hvor medarbejdere indtaster det samme flere gange
- hvor Excel eller manuelle processer binder systemerne sammen
- hvilke informationer der mangler undervejs
- hvilke systemer der allerede kan integreres.
Det giver ofte et langt bedre billede af problemerne end et systemdiagram alene.
Vi skal forstå forretningen bag systemerne
Man forstår ikke et komplekst systemlandskab ved kun at kigge på systemerne. Man skal se, hvordan mennesker faktisk arbejder i det.
Nogle gange betyder det, at vi sidder sammen med en medarbejder foran computeren. Andre gange skal vi ud på lageret, fabrikken, byggepladsen eller et andet sted, hvor arbejdet faktisk foregår.
For en arbejdsgang, der ser simpel ud på et diagram, kan være noget helt andet i virkeligheden.
Først når vi forstår processen, kan vi vurdere, om problemet skal løses med en integration, bedre masterdata, automatisering, ny funktionalitet eller noget helt andet.
I behøver ikke udskifte det hele
Når et systemlandskab er blevet uoverskueligt, kan et stort systemskifte virke som den oplagte løsning. Men det kan være både dyrt og risikabelt – og det er ikke nødvendigvis dér, problemet ligger.
Hvis økonomisystemet fungerer godt, er der ingen grund til at udskifte det, bare fordi det ikke taler sammen med et andet system. Hvis CRM-systemet løser 90 procent af behovet, kan det være mere effektivt at bygge de sidste funktioner omkring det.
Og hvis flere systemer har brug for de samme kunde- eller projektdata, kan en masterdatamodel måske skabe sammenhængen.
Vi forsøger derfor først at finde ud af, hvad der allerede fungerer, og hvad der faktisk mangler.
Vi tager gerne dialogen med systemleverandørerne
Når flere systemer skal arbejde sammen, bliver flere leverandører ofte involveret. Det kan hurtigt blive teknisk.
Hvilke API'er findes? Hvilke data kan systemet levere? Hvordan skal de struktureres? Hvilket system skal være master? Hvad sker der, når data ændres?
Det er en dialog, vi gerne tager direkte med systemleverandørerne.
ITCI har gennem årene arbejdet med integration til mere end 200 forskellige systemer, og vi kender allerede mange af leverandørerne.
Nogle gange viser det sig, at systemleverandøren allerede har den funktionalitet, kunden har brug for. Andre gange findes der et API, vi kan bygge videre på. Og nogle gange bygger vi en løsning omkring standardsystemet, indtil leverandøren selv understøtter behovet.
Målet er den løsning, der fungerer bedst for virksomheden.
Fra systemlandskab til forretningsdata
Et af de største problemer ved mange systemer er ofte ikke selve systemerne. Det er dataene.
Ledelsen skal måske samle tal fra økonomisystemet, CRM, projektsystemet og flere Excel-ark for at få et billede af, hvad der sker i virksomheden.
Det gør rapportering langsom og kan skabe tvivl om, hvilke tal der er de rigtige.
Her kan integrationer, masterdata og et samlet datagrundlag gøre det muligt at bruge information fra flere systemer uden først at samle det manuelt.
Det kan både reducere administration og give ledelsen et bedre grundlag for at træffe beslutninger.
Vi løser én ting ad gangen
At få styr på et komplekst systemlandskab behøver ikke begynde med et stort transformationsprojekt.
Vi foretrækker at finde det sted, hvor virksomheden får mest værdi af at starte.
Det kan være en manuel arbejdsgang, der tager mange timer. To systemer, der mangler en integration. Data, der skal samles. Eller en proces, hvor fejl ofte opstår.
Så løser vi den. Derefter tager vi den næste.
På den måde kan systemlandskabet forbedres løbende uden at sætte hele virksomheden på pause.
Er jeres systemlandskab blevet svært at overskue?
I behøver ikke vide, om løsningen er en integration, datamigrering, masterdata, automatisering eller ny funktionalitet. Det finder vi ud af sammen.
Start med at vise os, hvordan jeres medarbejdere arbejder med systemerne i dag.
Så kan vi finde ud af, hvad der allerede fungerer, hvor problemerne opstår – og hvor det bedst kan betale sig at starte.
Et komplekst systemlandskab behøver ikke være kompliceret at arbejde i.