Systemintegration – når jeres systemer skal arbejde sammen
De fleste virksomheder har ikke ét system. De har mange.
ERP, CRM, økonomi, tidsregistrering, dokumenthåndtering, projektstyring og en række branchespecifikke systemer. Hvert system kan fungere fint hver for sig. Problemerne opstår ofte mellem dem.
Data bliver tastet flere gange. Excel-ark bliver mellemstation. Medarbejdere flytter oplysninger manuelt fra ét system til et andet. Og forskellige afdelinger ender med forskellige versioner af de samme data. Det er her, systemintegration gør en forskel.
I behøver ikke udskifte systemerne
Når systemer ikke taler godt nok sammen, er løsningen ikke nødvendigvis et nyt ERP-, CRM- eller økonomisystem. Ofte er det mere effektivt at forbinde de systemer, virksomheden allerede bruger.
Hos ITCI bygger vi integrationer mellem eksisterende systemer og udvikler den funktionalitet, der mangler imellem dem. På den måde kan de enkelte systemer fortsat gøre det, de er gode til, mens data og arbejdsgange hænger sammen på tværs.
Det kan eksempelvis betyde, at en kunde eller et projekt kun skal oprettes ét sted og derefter automatisk bliver oprettet eller opdateret i de øvrige relevante systemer.
Vi kan integrere med stort set alle systemer
En systemintegration handler grundlæggende om at få data sikkert fra ét system til et andet. Det kan ske gennem API'er, databaser, filer eller andre tekniske grænseflader. Moderne systemer har ofte veldokumenterede API'er, mens ældre systemer kan kræve en anden tilgang.
Der findes næsten altid en teknisk vej videre. Spørgsmålet er derfor sjældent, om to systemer kan integreres. Det interessante er, hvor meget arbejde integrationen kræver, og om den skaber tilstrækkelig værdi for virksomheden.
Vi har gennem årene arbejdet med integration til mere end 200 forskellige systemer.
Integration handler ikke kun om at flytte data
Den største værdi opstår ofte, når vi ser på hele arbejdsgangen omkring systemerne. Hvis en medarbejder eksempelvis modtager oplysninger i en mail, kopierer dem til et Excel-ark, opretter noget i et fagsystem og derefter sender oplysningerne videre til økonomisystemet, er problemet større end en manglende forbindelse mellem to systemer.
Så ser vi på hele processen. Hvilke oplysninger kommer ind? Hvor skal de bruges? Hvilket system skal eje data? Og hvilke dele kan automatiseres?
Nogle gange er løsningen en direkte API-integration. Andre gange giver det mere mening at placere et lag mellem systemerne, som samler data og styrer processen.
Et eksempel: Én oprettelse i stedet for mange
Hos Aera var en af udfordringerne, at virksomheden havde flere systemer, som ikke talte sammen. Når et projekt skulle oprettes, kunne de samme oplysninger derfor skulle håndteres flere steder.
ITCI byggede en masterdatamodel og et dashboard, der samler og styrer data på tværs af systemerne. I dag kan et projekt oprettes ét sted og derefter automatisk blive oprettet i de relevante systemer.
Det reducerer manuelt arbejde og risikoen for fejl – uden at Aera behøvede at udskifte de systemer, der allerede fungerede.
Hvad hvis systemleverandøren allerede har en integration?
Så bruger vi den, hvis den løser behovet. Vi samarbejder løbende med systemleverandører og tager gerne den tekniske dialog direkte med dem. Nogle gange findes den nødvendige funktion allerede. Andre gange findes der et API, vi kan bygge videre på.
Og nogle gange bygger vi en løsning omkring standardsystemet, indtil funktionaliteten eventuelt bliver en del af systemet senere.
Målet er ikke, at ITCI skal eje mest muligt af jeres systemlandskab. Målet er, at det skal fungere.
Hvor starter man?
Ikke nødvendigvis med et stort integrationsprojekt. Vi starter ofte med at sætte os sammen med en af de medarbejdere, der bruger systemerne hver dag.
Vis os arbejdsgangen. Hvor bliver data tastet flere gange? Hvor bruges Excel som mellemstation? Hvor sendes filer frem og tilbage? Hvor mangler medarbejderne information fra et andet system?
Ofte kan vi ret hurtigt finde de steder, hvor en integration eller automatisering kan gøre den største forskel. Derefter kan vi løse ét behov ad gangen og bygge videre derfra.
Har I systemer, der ikke taler sammen?
Vi hjælper med systemintegration, API-integration, datasynkronisering og automatisering mellem både nye og ældre systemer. Det behøver ikke starte med et stort projekt.
Lad os tage en time med en af jeres superbrugere og se, hvordan systemerne bliver brugt i praksis. Derefter har vi et langt bedre grundlag for at vurdere, hvor det giver mening at starte.