IT-udviklingsprojekter sker lige nu – men ikke dér, hvor du tror

IT-udviklingsprojekter sker hele tiden – også uden at IT-afdelingen ved det

IT opstår spontant overalt, drevet af medarbejdernes behov for at optimere deres arbejde. Den gode nyhed er, at dine medarbejdere innoverer, optimerer og øger din konkurrenceevne. Den dårlige nyhed er, at innovationen sker i et ustruktureret kaos.

Forestil dig at:

• Marketingafdelingen opsætter systemer til at sende e-mails til potentielle kunder. 
• HR-medarbejdere indfører systemer til at modtage, registrere og svar på jobansøgninger. 
• Bogholderiet opfinder mailbokse og fildrev for at holde styr på indkomne bilag. · Værkføreren indfører systemer til vagtplanlægning.
• Salgsafdelingen vælger en cloud-baseret CRM-løsning for bedre at kunne følge op på kundeemner og automatisere salgsopgaver.

Hver gang en medarbejder implementerer et nyt værktøj for at understøtte et forretningsbehov, er det i praksis et IT-udviklingsprojekt. Der indføres et system, kollegaerne informeres om nye processer, og data placeres nye steder – ofte uden en plan eller strategisk retning. Og det sker, uanset om ledelsen er bevidst om det, ønsker det eller støtter det. Uden en tydelig strategi opstår skygge-IT, hvor innovation sker uden styring og sammenhæng. Værn om dine medarbejderes lyst til at optimere arbejdet Det kan være fristende at slå hårdt ned på skygge-IT og forbyde medarbejderne at arbejde i andet end i de eksisterende systemer.

Men i stedet for at modarbejde og forbyde de lidt for kreative medarbejderes ideer, bør du værne om medarbejdernes lyst til at innovere. Lige nu er det måske ikke dine medarbejdere men dine IT-standarder, der er problemet. Hvis de ikke kan følge med udviklingen, og medarbejderne ikke får mulighed for at udfordre og forbedre dem, vil det underminere virksomhedens evne til at innovere. Og når innovationen stopper, risikerer du at miste din konkurrencefordel.

Derfor ligger der et vækstpotentiale i, at medarbejdere forsøger at løse deres opgaver mere effektivt. Spørgsmålet er ikke, om standarder vil blive udfordret, for det vil uundgåeligt ske, men om det sker tilfældigt eller som en del af en gennemtænkt strategi.

Løsningen er en proaktiv og velovervejet IT-strategi

Hvis du har en virksomhed, hvor marketing, HR og alle de andre afdelinger allerede er i gang med at opsætte systemer, vil du opleve, at disse små nødløsninger hober sig op over tid. Virksomheden bliver afhængig af et væld af selvopfundne systemer og ad-hoc processer. På et tidspunkt bliver kompleksiteten for stor, og ledelsen ser sig nødsaget til at igangsætte større IT-projekter for at samle, konsolidere og forbedre. Problemet er, at disse projekter ofte starter for sent. Når først systemlandskabet er blevet uoverskueligt, kræver det massive investeringer at rydde op – investeringer, der kunne have været undgået med en mere proaktiv strategi.

Men ikke bare en oprydningsstrategi

En velovervejet IT-strategi skal ikke blot samle og konsolidere. Den skal bevare og understøtte de særpræg, som forskellige afdelinger allerede har overskredet for at optimere deres arbejdsprocesser. Spørgsmålet er ikke længere, om IT skabes på tværs af organisationen, men om der er tillid til en sådan kultur, og om der skabes en fælles strategi. IT-strategien være proaktiv frem for reaktiv. Den skal løbende sikre, at innovation ikke sker tilfældigt eller ukoordineret, men bliver en integreret del af virksomhedens strategiske udvikling, inden kompleksiteten tager over.