Farvel til Excel: Nyt IT-system sparer tid og penge

Det foregik tidligere i Excel, når ingeniørerne i det rådgivende ingeniørfirma Spangenberg & Madsen A/S skulle have oprettet projekter. De nødvendige informationer blev omhyggeligt indtastet af først ingeniørerne i Excel-filerne og dernæst igen af de administrative medarbejdere i de administrative systemer. Det tog tid, det var besværligt, og datakvaliteten var ikke altid i top.

Men det er der ændret på nu. Et skræddersyet IT-system fra ITCI har ikke bare digitaliseret adskillige processer i virksomheden, det har også øget datakvaliteten og givet nemmere adgang til data, hvilket også har frigivet tid hos medarbejderne.

”Vi sparer tid i administrationen, fordi ingeniørerne nu selv kan oprette projekterne i vores systemer. Vi sparer mange timer om ugen. Det bliver til hundredvis af timer på et år,” siger Michael Søgaard Rasmussen, der er direktør og partner i Spangenberg & Madsen. Han lægger ikke skjul på de muligheder, som deres nye IT-system har givet virksomheden. Der bliver ikke bare sparet tid i administrationen. Ingeniørerne får også oprettet deres projekter hurtigere.

”Vi lever af at sælge vores timer, der er reelt vores eneste indtægtskilde. Hvis vi kan konvertere bare én time fra intern administration over til noget produktivt, som vi kan fakturere, så gør det en kæmpe forskel. Hvis vi kan lykkes med at konvertere én time om ugen hos alle vores medarbejdere, så er det omkring to millioner kroner ekstra om året lige ned på bundlinjen.”

Ny IT-motor løfter forretningen

Det nye IT-system fra ITCI har Spangenberg & Madsen døbt Optimus, og det er blevet en motor, der har løftet forretningen på tre centrale områder. For det første er datakvaliteten blevet forbedret. Det effektive IT-system fra ITCI har fx sikret, at de rigtige informationer bliver udfyldt, når der oprettes projekter, og at det bliver gjort ens hver gang.

For det andet har Michael fået et bedre redskab til at få yderligere indsigt i forretningen, hvor Spangenberg & Madsen blandt andet bruger PowerBI. Med en bedre datakvalitet opnås bedre forudsætninger for at se frem og forudsige, hvad der er behov i fremtiden. Det er også en fordel for økonomichef og partner Anders Buch Knudsen.

”Vi kan bedre se, hvor vi er på vej hen. Vi bruger data til at se fremad og blive klogere, fx på hvor de bedste aftaler ligger,” siger Anders.

For det tredje har det sparet tid og penge at udfase de manuelle arbejdsgange og erstatte dem med et skræddersyet system, der kan håndtere præcis de opgaver, forretningen står med i hverdagen.

”Det er noget, jeg har ønsket mig i 10 år: At have et integrerende system, hvor man kan samle vores forskellige systemer. Man skal nu kun rette ét sted. Tidligere skulle vi rette de samme informationer flere steder. Jeg er slet ikke i tvivl om, at pengene til systemet er givet godt ud,” siger Michael.

Et skræddersyet system vinder i længden

Spangenberg & Madsen har brugt tid på at undersøge markedet for IT-systemer, der kunne dække deres behov.

”Vi har kigget efter systemer i lang tid, men de er relativt dyre i drift, og de kunne ikke rigtigt det, vi ville. Vi kan tit få 75 procent af det, vi ønsker i et system, men de sidste 25 procent er typisk ret afgørende,” siger Michael. Derfor valgte Spangenberg & Madsen at få bygget et system fra ITCI, hvor de kunne få alt, præcis som de ville have det.

”Det er lidt dyrere at få det bygget, men så koster det i princippet ikke noget bagefter, da vi ikke skal slæbe rundt på dyre licensaftaler. Andre færdige systemer er måske billigere at implementere, men så betaler man en abonnementspris løbende, og det koster relativt meget, hvis man vil have deres systemer tilpasset, og i mange tilfælde er det enten ikke hensigtsmæssigt, eller det kan måske endda slet ikke lade sig gøre.”

Som at have sin egen IT-afdeling

ITCI har en løbende og tæt dialog med Spangenberg & Madsen om Optimus. Systemet bliver stadig udbygget, og det skorter ikke på nye ideer fra både Michael, Anders og de øvrige medarbejdere i Spangenberg & Madsen, der konstant har øje for, hvordan nye features kan være med til at udvikle forretningen.

”Til at starte med havde vi kun nogle løse ideer, men allerede i den første snak med Finn blev ideerne krystalliseret. Han er god til at tage en ”tur i helikopteren” og derefter komme med konkrete løsninger på ideerne,” siger Michael.

Og ideer er der nok af. Både Michael og Anders har det lidt ligesom, at Spangenberg & Madsen er en startup-virksomhed, selvom forretningen har over 100 år på bagen og er en af Danmarks ældste rådgivende ingeniørvirksomheder. Det er nysgerrigheden og ønsket om konstant at udvikle sig, der driver dem. Samarbejdet med ITCI giver dem den IT-platform, de skal bruge for at kunne føre ideerne ud i livet. Og selvom ITCI har kontor i Ganløse, er de altid til stede hos Spangenberg & Madsen.

”Jeg har altid Teams åben og bliver ping’et af Finn eller Lisbeth, hvis der er noget, vi skal teste, eller hvis de har spørgsmål. Det har været som at have Finn og Lisbeth siddende lige inde ved siden af,” siger Anders.

Spangenberg & Madsen har ikke selv en IT-afdeling og har outsourcet deres IT-drift til et eksternt firma.

”Det ville da være bekvemt, at vi selv havde kompetencerne til både drift og udvikling inhouse, men det vil jo ikke nytte noget. Man skal have et fagligt miljø, og det er vi endnu ikke store nok til,” siger Michael.

”Men hvis vi skal have vores egen IT-afdeling, ansætter vi meget gerne Finn og Lisbeth,” griner han.